Suivez vos temps de CIR : le guide
Le Crédit d'Impôt Recherche (CIR) permet aux entreprises françaises de bénéficier d'un crédit d'impôt représentant jusqu'à 30 % de leurs dépenses éligibles en R&D et en innovation.
En tant que catégorie de dépenses la plus importante en termes de valorisation sous le CIR par les entreprises, les coûts de personnel pour les profils techniques ou scientifiques doivent être pris en compte proportionnellement à leur temps réellement consacré aux activités de R&D éligibles. La justification de cette proportion, exigée par les autorités fiscales en cas de demandes de régularisation ou de contrôles fiscaux, doit reposer sur des éléments de suivi du temps correctement enregistrés.
Suivi du temps : des exigences renforcées par les autorités fiscales
Les coûts de personnel représentent la catégorie de dépenses la plus déclarée en termes de montants moyens dans le calcul du CIR. Les autorités fiscales ont récemment accru leur niveau d'exigence concernant la justification du temps du personnel affecté aux activités de R&D éligibles au Crédit d'Impôt Recherche (CIR), ce qui peut etre automatisé avec un logiciel CIR comme Kangaruu. Elles mettent notamment l'accent sur les aspects suivants :
• Le suivi des heures de travail du personnel de R&D,
• La description détaillée des tâches effectuées et des contributions apportées,
• La gestion des temps CIR et la coordination du ou des projet(s),
• La démonstration du lien entre les chercheurs et les techniciens,
• L'alignement entre les postes et les qualifications du personnel et les activités réalisées.
Les autorités fiscales précisent dans leur doctrine que : " Les entreprises doivent être en mesure d'établir avec précision et rigueur le temps réellement et exclusivement consacré à la réalisation d'opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue " (BOI-BIC-RICI-10-10-20-20).
Comment mettre en place le suivi des heures de travail en R&D dans le cadre du CIR ?
L'entreprise déclarante doit être attentive à anticiper le suivi des heures de travail de son personnel de R&D avant la déclaration de CIR, grâce à des processus appropriés de collecte et de stockage des données. Cela est essentiel pour garantir la cohérence et l'éligibilité du ou des projets déclarés pour cette aide publique.
Ces feuilles de temps par personne et par projet devraient enregistrer les heures ou les jours passés par chaque individu sur des tâches spécifiquement dédiées à la R&D. Elles représentent le moyen le plus sûr de suivre les heures du personnel, même si elles sont chronophages et nécessitent un suivi régulier.
Les feuilles de temps CIR peuvent être remplies via :
- Un logiciel de suivi des temps comme Kangaruu, qui va inciter automatiquement les employés à rentrer leurs heures sur les projets & tâches via un chatbot.
- Un fichier Google sheet/ Excel individuel. Il faudra alors relancer manuellement chaque employer régulièrement. Puis organiser la synthèse de ces fichiers excels.
- Un suivi du temps sur un calendrier électronique (facilement extractible).
Pour étayer la justification des coûts de personnel, l'entreprise doit fournir une description claire de l'organisation de ses projets de R&D, de l'allocation du temps et de la cohérence des éléments déclarés.
Conseil d'expert : mettre en place une méthode régulière de collecte et de suivi des données tout au long de l'année permet d'effectuer une déclaration de CIR en toute confiance.
Au-delà du CIR, un suivi précis du temps peut également simplifier la détermination des actifs de R&D, aider à déterminer un prix pour un produit ou un service issu de la R&D, ou faciliter la budgétisation d'un futur projet de R&D pour solliciter des financements supplémentaires par comparaison.
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FAQ
Pourquoi est-il important de suivre les heures de travail pour le CIR ?
Le suivi des heures de travail est crucial pour justifier les coûts de personnel éligibles au CIR. Les autorités fiscales exigent des preuves rigoureuses du temps consacré aux activités de R&D.
Quels aspects sont particulièrement surveillés par les autorités fiscales ?
Les autorités fiscales se concentrent sur le suivi des heures de travail, la description des tâches effectuées, la gestion des projets, le lien entre les chercheurs et techniciens, et l'alignement entre les qualifications du personnel et les activités réalisées.
Quelles sont les méthodes pour suivre les heures de travail en R&D ?
Les heures de travail peuvent être suivies via :Un logiciel de suivi des temps comme Kangaruu. Un fichier Google Sheet ou Excel individuel. Un calendrier électronique extractible.
Pourquoi est-il important de suivre régulièrement les heures de travail ?
Un suivi régulier permet de garantir la cohérence et l'éligibilité des projets déclarés pour le CIR, et simplifie la justification des coûts de personnel lors des contrôles fiscaux.
Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel de gestion des temps pour le suivi du CIR ?
Un logiciel dédié permet d'automatiser le suivi des heures, de minimiser les erreurs humaines et d'assurer un suivi rigoureux et conforme aux exigences fiscales. Il simplifie également la consolidation des données et réduit le temps passé à vérifier et corriger les informations.
Comment un logiciel de gestion des temps facilite-t-il le suivi des heures de R&D ?
Un logiciel de suivi des temps qui utilise un chatbot pour inciter automatiquement les employés à entrer leurs heures. Il est intégré à MS Teams, ce qui permet une gestion fluide, réduisant le besoin de rappels manuels et garantissant un suivi en temps réel des heures de travail dédiées à la R&D.
Peut-on utiliser d'autres outils comme Excel pour suivre le temps de travail ?
Oui, il est possible d'utiliser un fichier Excel ou Google Sheets pour suivre les heures de travail. Cependant, cette méthode nécessite un suivi manuel plus rigoureux pour éviter les oublis et garantir la cohérence des données lors de la déclaration du CIR.
Quels sont les risques liés à une mauvaise gestion du suivi des heures ?
Un suivi imprécis ou incomplet peut conduire à des incohérences dans la déclaration du CIR. Cela peut entraîner des sanctions fiscales, des refus de crédit d'impôt ou des demandes de remboursement en cas de contrôle fiscal.
Comment justifier le temps alloué à la R&D dans un projet pluridisciplinaire ?
Dans un projet pluridisciplinaire, il est important de documenter la contribution de chaque membre de l'équipe en détaillant les tâches spécifiques réalisées dans le cadre des activités de R&D. Un logiciel de gestion des temps permet de suivre précisément cette allocation par projet et par individu.
Quelle fréquence de suivi des heures est recommandée pour le CIR ?
Il est recommandé de suivre les heures de travail en R&D sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Un suivi régulier permet d'éviter les oublis et de garantir l'exactitude des informations au moment de la déclaration du CIR.
