Mettre en place un suivi efficace des heures de travail pour votre CIR / CII
Le Crédit d'Impôt Recherche (CIR) permet aux entreprises françaises de bénéficier d'un crédit d'impôt représentant jusqu'à 30 % de leurs dépenses éligibles en R&D et en innovation.
En tant que catégorie de dépenses la plus importante en termes de valorisation sous le CIR par les entreprises, les coûts de personnel pour les profils techniques ou scientifiques doivent être pris en compte proportionnellement à leur temps réellement consacré aux activités de R&D éligibles. La justification de cette proportion, exigée par les autorités fiscales en cas de demandes de régularisation ou de contrôles fiscaux, doit reposer sur des éléments de suivi du temps correctement enregistrés.
Comment mettre en place le suivi des heures de travail de votre personnel de R&D ? Comment sécuriser votre déclaration de CIR ? Quelles sont les exigences des autorités fiscales ? Compass Financement éclaire ces questions dans cet avis d'expert !
Le CIR et le suivi du temps : des exigences renforcées par les autorités fiscales
Les coûts de personnel représentent la catégorie de dépenses la plus déclarée en termes de montants moyens dans le calcul du CIR. Les autorités fiscales ont récemment accru leur niveau d'exigence concernant la justification du temps du personnel affecté aux activités de R&D éligibles au Crédit d'Impôt Recherche (CIR).
Elles mettent notamment l'accent sur les aspects suivants :
Le suivi des heures de travail du personnel de R&D,
La description détaillée des tâches effectuées et des contributions apportées,
La gestion et la coordination du ou des projet(s),
La démonstration du lien entre les chercheurs et les techniciens,
L'alignement entre les postes et les qualifications du personnel et les activités réalisées.
Les autorités fiscales précisent dans leur doctrine que : "Les entreprises doivent être en mesure d'établir avec précision et rigueur le temps réellement et exclusivement consacré à la réalisation d'opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue" (BOI-BIC-RICI-10-10-20-20).
Comment mettre en place le suivi des heures de travail en R&D dans le cadre du CIR ?
L'entreprise déclarante doit être attentive à anticiper le suivi des heures de travail de son personnel de R&D avant la déclaration de CIR, grâce à des processus appropriés de collecte et de stockage des données. Cela est essentiel pour garantir la cohérence et l'éligibilité du ou des projets déclarés pour cette aide publique.
Ces feuilles de temps par personne et par projet devraient enregistrer les heures ou les jours passés par chaque individu sur des tâches spécifiquement dédiées à la R&D. Elles représentent le moyen le plus sûr de suivre les heures du personnel, même si elles sont chronophages et nécessitent un suivi régulier.
Les feuilles de temps CIR peuvent être remplies via :
La plateforme gratuite Tag Innov
Un fichier Excel individuel,
Un suivi du temps sur un calendrier électronique (facilement extractible).
Pour étayer la justification des coûts de personnel, l'entreprise doit fournir une description claire de l'organisation de ses projets de R&D, de l'allocation du temps et de la cohérence des éléments déclarés.
Conseil d'expert : mettre en place une méthode régulière de collecte et de suivi des données tout au long de l'année permet d'effectuer une déclaration de CIR en toute confiance.
Au-delà du CIR, un suivi précis du temps peut également simplifier la détermination des actifs de R&D, aider à déterminer un prix pour un produit ou un service issu de la R&D, ou faciliter la budgétisation d'un futur projet de R&D pour solliciter des financements supplémentaires par comparaison.
La plateforme gratuite Tag InnovUn fichier Excel individuel,
Un suivi du temps sur un calendrier électronique (facilement extractible).
Pour étayer la justification des coûts de personnel, l'entreprise doit fournir une description claire de l'organisation de ses projets de R&D, de l'allocation du temps et de la cohérence des éléments déclarés.
Conseil d'expert : mettre en place une méthode régulière de collecte et de suivi des données tout au long de l'année permet d'effectuer une déclaration de CIR en toute confiance.
Au-delà du CIR, un suivi précis du temps peut également simplifier la détermination des actifs de R&D, aider à déterminer un prix pour un produit ou un service issu de la R&D, ou faciliter la budgétisation d'un futur projet de R&D pour solliciter des financements supplémentaires par comparaison.
